Dokumentation zur Verwendung
Dieses Dokument richtet sich an Betriebsmitarbeiter, die die Verwaltungsoberfläche neu übernehmen: wozu jedes Menü dient, in welcher Reihenfolge vorzugehen ist und wo leicht Fehler passieren. Nach den ersten vier Abschnitten können Sie selbstständig Produkte einstellen und die Startseite überarbeiten.
1. Orientierung: So sieht die Verwaltungsoberfläche aus
Nach dem Login befindet sich links der Menübaum, von oben nach unten sortiert nach „täglich am häufigsten genutzt → gelegentlich genutzt“:
| Menü | Zweck |
|---|---|
| Arbeitsbereich | Erster Bildschirm nach dem Login: heutige Anfragen, Besucher und offene Aufgaben |
| Produktverwaltung → Produktliste | Produkte einstellen, Preise ändern, Bestand ändern, Produkte online/offline schalten |
| Kollektionenverwaltung | Produkte zu Kategorien / Serien zusammenfassen, bestimmt die Gruppierung in Navigation und Filtern |
| Inhaltsverwaltung → Seitenverwaltung / Blogbeiträge | Über uns, Richtlinien, Blogbeiträge verfassen |
| Theme-Editor → Editor-Arbeitsbereich | Blöcke, Texte und Bilder der Startseite und der einzelnen Seiten ändern |
| Anfragenverwaltung | Kundennachrichten ansehen, Bearbeitungsstatus markieren, antworten |
| Datenanalyse | Besucheranalyse, Spider-Statistik, Indexierungsstatistik, Zitierstatistik, Anfragenanalyse |
| KI | GEO Agent, GEO-Verbindung, KI-Website-Check, WorkBuddy verbinden, Modellkonfiguration |
| Plugins → Plugin-Center | Schalter für Mehrsprachigkeit, mehrere Währungen, KI-Freistellung, Google Feed und weitere Funktionen |
| Website-Einstellungen | Website-Konfiguration und Systemupdates |
| Systemverwaltung | Benutzer, Rollen und Berechtigungen |
Fehlt die Berechtigung für ein Menü, nicht lange suchen: Ist ein Menü nicht sichtbar, ist die Rolle meist nicht angehakt – das Hauptkonto kann die Berechtigung freigeben.
2. Ein Produkt einstellen (kürzester Weg)
- Zuerst die Kollektion anlegen (Kollektionenverwaltung → Neu), Name und Beschreibung eintragen. Wie Produkte in Navigation und Filtern gruppiert werden, hängt von der Kollektion ab.
- Dann das Produkt anlegen (Produktverwaltung → Produktliste → Neu): Titel, Verkaufsargumente, Bilder, Varianten, Preis, Bestand.
- Den Titel nach den Suchbegriffen der Käufer formulieren, nicht nach internen Modellnummern; bei Produkten derselben Serie denselben Kernbegriff im Titel behalten, damit sie gemeinsam gefunden werden.
- Bilder in der richtigen Reihenfolge hochladen: Das erste Bild ist das Listen-Cover, danach Details und Szenen. Bei uneinheitlichen Bildformaten wird im Frontend beschnitten – vorher vereinheitlichen.
- Nach dem Speichern prüfen, ob der Status „Online“ ist. Entwürfe sind im Frontend nicht sichtbar und für Suchmaschinen nicht lesbar.
Änderungen werden sofort wirksam, kein Neustart und kein Cache-Leeren nötig.
3. Startseite und Seiten ändern (Theme-Editor)
- Der Editor-Arbeitsbereich ist der Ort für Stiländerungen: Blöcke auswählen, Texte eintragen, Bilder austauschen, Reihenfolge anpassen.
- Nach Änderungen zuerst das Handy prüfen: Ein am Computer gut aussehendes Layout wird mobil oft zu einer einzigen Spalte zusammengedrückt. Im Arbeitsbereich auf die Handy-Vorschau wechseln und dann speichern.
- Vor dem Bildaustausch das alte Bild notieren: Passt das neue Bild nicht, lässt es sich zurücktauschen – die einzige Datei nicht direkt überschreiben.
- Bei fertigen Themes nicht beiläufig die Struktur ändern: Nur Texte und Bilder austauschen ist sicher; Blöcke hinzufügen/entfernen oder das Layout ändern gilt als Redesign – vorher mit uns abstimmen.
Seitentitel und -beschreibung (die zwei Zeilen im Browser-Tab und in Suchergebnissen) werden in der Seitenverwaltung separat eingetragen; bleiben sie leer, wird der erste Absatz des Inhalts verwendet.
4. Mehrsprachigkeit und mehrere Währungen
- Unter Plugins → Mehrsprachigkeit (Inhaltsübersetzung) aktivieren und für jede Sprache die Einträge ergänzen; fehlende Einträge werden leer angezeigt und fallen nicht automatisch auf Englisch zurück – daher vor dem Livegang jede Sprache durchklicken.
- Sprachadressen sind präfixbasiert: Englisch ist der Wurzelpfad, andere Sprachen liegen unter einem Präfix (z. B. /de/, /ja/). Derselbe Inhalt in verschiedenen Sprachen ist jeweils eine eigenständige Version.
- Mehrere Währungen werden im Plugin separat aktiviert; Produktpreise werden je Währung einzeln festgelegt, keine automatische Umrechnung.
5. Anfragen annehmen und Bestellungen einsehen
- Anfragenverwaltung → Anfragenliste: Nachrichten von Kunden über Kontaktseite und Produktseiten werden hier gesammelt. Nach der Bearbeitung den Status ändern (In Bearbeitung / Beantwortet / Geschlossen), sonst bleiben die offenen Aufgaben im Arbeitsbereich stehen.
- Datenanalyse → Anfragenanalyse: Zeigt, aus welchen Ländern und zu welchen Produkten Anfragen kommen – hilft bei der Auswahl der nächsten Hauptprodukte.
- Bestellungen im B2C-Shop finden sich in den bestellbezogenen Menüs; Rücksendungen und Umtausch nach der Rückerstattungsrichtlinie der Website bearbeiten.
6. Daten ansehen: Besucher, Spider, Indexierung, Zitate
| Bericht | Was ansehen | Wie nutzen |
|---|---|---|
| Besucheranalyse | Wie viele Besucher täglich kommen, woher sie kommen, welche Seiten sie ansehen | Beurteilen, ob Kampagnen und Inhalte wirken |
| Spider-Statistik | Ob Crawler von Suchmaschinen kommen und welche Seiten gecrawlt werden | Seiten, die lange nicht gecrawlt werden, sind meist nicht verlinkt |
| Indexierungsstatistik | Wie viele Seiten tatsächlich in Suchergebnissen erscheinen | Zusammen mit der Spider-Statistik prüfen: Gecrawlt heißt nicht indexiert |
| Zitierstatistik | Ob KI-Antworten Inhalte dieser Website zitieren | Kernkennzahl für GEO – nicht Klicks, sondern Zitate zählen |
Nicht nur die Zugriffszahlen ansehen: Im Zeitalter der KI-Suche beginnen viele Abschlüsse damit, dass „die KI-Antwort Sie erwähnt“, ohne dass Nutzer die Website besuchen. Die Zitierstatistik zeigt besser als der Traffic, ob Inhalte tatsächlich genutzt werden.
7. KI-Funktionen nutzen
- GEO Agent: Erstellt und optimiert Inhalte für die KI-Suche themenweise im Batch; Ergebnisse sind zunächst Entwürfe und vor der Veröffentlichung manuell zu prüfen.
- KI-Website-Check: Prüft Seitenstruktur, strukturierte Daten und Lesbarkeit und listet zu behebende Punkte auf.
- WorkBuddy verbinden: „Schnittstellenadresse + Website-Token“ in WorkBuddy eintragen, dann kann die KI Produkte, Inhalte, Theme und Anfragen dieser Website direkt lesen und schreiben.
- KI-Modellkonfiguration: Schlüssel und Modellname des Modelldienstes eintragen.
Die vollständigen Schritte zum Verbinden von WorkBuddy, Authentifizierung, Berechtigungsmatrix und Fehlercodes finden Sie in der Schnittstellendokumentation.
8. Website-Einstellungen und Systemupdates
- Website-Konfiguration: Website-Name, Domain, Kontaktdaten, Kundendienstinformationen und weitere websiteweite Einstellungen.
- Systemupdate: Bei neuer Version hier aktualisieren. Vor dem Update eine Sicherung erstellen, nach dem Update sofort Startseite und Verwaltung prüfen und erst bei unauffälligem Ergebnis weiterarbeiten.
- Das Frontend sollte jederzeit erreichbar sein. Ist es nicht erreichbar, nicht wiederholt neu laden, sondern direkt den technischen Support kontaktieren und den Zeitpunkt des Problems nennen.
9. Häufige Fragen
| Symptom | Häufige Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Inhaltsänderung erscheint nicht im Frontend | Es wurde ein Entwurf geändert oder nicht die aktuell aktive Version | Prüfen, ob der Status „Veröffentlicht / Online“ ist, dann Frontend neu laden |
| Layout auf dem Handy durcheinander | Blöcke sind für schmale Bildschirme nicht angepasst | Im Editor-Arbeitsbereich die Handy-Vorschau öffnen und nebeneinanderliegende Blöcke untereinander anordnen |
| Eine Sprachseite ist leer | Einträge oder Inhalte für diese Sprache fehlen | Im Mehrsprachigkeits-Plugin ergänzen; fehlende Einträge fallen nicht automatisch zurück |
| Neue Seite erscheint nicht in Suchergebnissen | Noch nicht gecrawlt oder von nirgends verlinkt | Auf einen Crawl-Eintrag in der Spider-Statistik warten; zugleich über Navigation oder Artikel einen Einstieg schaffen |
| KI-Verbindung gibt 401 zurück | Token falsch oder Token wurde zurückgesetzt | Auf der Seite „WorkBuddy verbinden“ das Token erneut kopieren |
| KI-Verbindung gibt 403 zurück | Die Berechtigung für dieses Modul ist deaktiviert | In der Schnittstellen-Berechtigungstabelle auf der Seite „WorkBuddy verbinden“ freigeben |
10. Drei Empfehlungen für den Betrieb
- Erst klar schreiben, dann optimieren: Ein Text, der Käufern verständlich macht, „welches Problem Sie lösen“, ist deutlich nützlicher als Keyword-Anhäufung.
- Jede Seite behandelt nur ein Thema: Mehrere Themen auf einer Seite – weder KI noch Mensch erkennen den Schwerpunkt.
- Änderungen dokumentieren: Was geändert wurde, wann und warum – ein Blick nach einem Monat spart viel Zeit.
